Riordino B2B su WhatsApp: distinguere richiesta e ordine confermato
Un riordino B2B su WhatsApp diventa una richiesta verificabile quando riporta codici, quantità, unità di vendita e destinazione. La raccolta non equivale all’accettazione dell’ordine: disponibilità, listino e condizioni devono essere controllati nel processo commerciale. L’assistente AI prepara i dati senza presumere un collegamento attivo con il gestionale.
A CURA DI RADICE · AVDESIGN ·
«Come la volta scorsa» è un riferimento da chiarire
Il cliente può riferirsi all’ultima consegna, all’ultima richiesta o a un ordine di un’altra sede. Prima di copiare informazioni, identifica il documento o la lista a cui si riferisce. Se lo storico non è disponibile nel collegamento configurato, chiedi i codici necessari.
Non presentare come recuperato un ordine che il sistema non può leggere. Una richiesta può essere utile anche senza storico: il riepilogo deve segnalare il riferimento mancante e ciò che il cliente ha effettivamente indicato.
Ogni riga deve conservare quantità e unità
Organizza una riga per articolo, mantenendo variante e unità di vendita. Una modifica come «il primo portalo a venti» richiede di capire quale riga cambia e se il valore sostituisce o aggiunge quantità. Non fare una somma automatica quando il cliente intende una correzione.
Conserva la destinazione separata dall’anagrafica generale: un’azienda può chiedere consegna a una sede diversa. La raccolta identifica la richiesta; la verifica delle condizioni resta al referente commerciale.
- Azienda e sede di destinazione.
- Codice e variante per ogni riga.
- Quantità e unità di vendita riconoscibili.
- Data desiderata, senza trasformarla in una garanzia.
- Correzioni ricevute e versione corrente della richiesta.
Esempio: una correzione prima della conferma
Esempio illustrativo. Cliente: «Dieci confezioni del codice GU-100». Poco dopo: «Fai quindici, le altre cinque non mi servono più». Il commerciale deve ricevere una quantità da chiarire se il testo è ambiguo, non un ordine generato sommando automaticamente ogni numero.
L’assistente può chiedere: «Per GU-100 la quantità finale richiesta è quindici confezioni?» La risposta chiarisce la raccolta. Non dimostra ancora che la merce sia disponibile o che prezzo e consegna siano stati accettati.
Separare ricevuto, verificato e confermato
Definisci messaggi diversi per i tre stati. «Richiesta ricevuta» indica che i dati sono raccolti. «In verifica» indica controlli aperti. «Ordine confermato» va usato solo quando l’azione autorizzata è effettivamente avvenuta nel flusso previsto.
Disponibilità e condizioni non vanno dedotte dal catalogo. Se il dato di stock non è affidabile, il commerciale deve controllarlo; una lista prodotti non dimostra che la quantità richiesta sia fornibile.
Come verificare la disponibilità merce B2B prima della conferma →
Il seguito su WhatsApp deve rispettare il canale
La documentazione Twilio descrive una finestra di assistenza di 24 ore dall’ultimo messaggio ricevuto e l’uso di template approvati fuori da quella finestra. Il seguito della richiesta va progettato rispettando queste condizioni, senza presumere che un messaggio libero sia sempre utilizzabile.
Questa regola della piattaforma non dimostra che in Radice siano già configurate notifiche d’ordine o sincronizzazione con l’ERP. Fonte commerciale, invio dei messaggi e operazioni autorizzate devono essere verificati separatamente.
Fonte: finestra di assistenza e template WhatsApp Business Platform →
Domande frequenti e controlli sul riordino
Si può usare un ordine precedente? Solo se lo storico pertinente è disponibile e il riferimento del cliente è chiaro. In caso contrario, raccogli nuovamente i dati essenziali.
Come evitare due richieste per lo stesso ordine? Chiedi se il messaggio aggiorna una pratica precedente e conserva il riferimento. La riconciliazione automatica nel gestionale richiede un collegamento verificato.
Prova più codici, una quantità corretta e una sede diversa dall’abituale. Il riepilogo deve mostrare la versione corrente e i controlli da effettuare.
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