Cambio lezione richiesto: preparare il passaggio alla segreteria
Una richiesta di cambio lezione deve identificare il corso o l’appuntamento esistente, riportare l’alternativa desiderata e chiarire quale parte del programma è interessata. L’assistente AI prepara il passaggio alla segreteria. Il messaggio ricevuto non modifica da solo docente, classe o calendario e non conferma un recupero.
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Identificare quale lezione il cliente vuole cambiare
«Possiamo spostare martedì?» è ambiguo se la persona segue più corsi o ha già un colloquio con la scuola. Chiedi il riferimento disponibile, il giorno e la fascia attuali. Se mancano, segnala alla segreteria che l’appuntamento va individuato.
Distingui singola lezione e richiesta di cambiare stabilmente la frequenza. Uno spostamento occasionale non dovrebbe riscrivere tutte le lezioni successive. Il team deve sapere quale decisione il cliente sta effettivamente chiedendo.
Una lezione individuale e una di gruppo richiedono controlli differenti
Raccogli il contesto dichiarato senza presumere che uno spazio libero sia utilizzabile per qualsiasi corso. Una richiesta relativa a un gruppo può richiedere un percorso diverso da una disponibilità individuale; la scuola ne verifica le regole.
Non promettere recuperi, rimborsi o una nuova assegnazione. L’assistente può consegnare le preferenze alla segreteria, che controlla il caso concreto secondo le proprie procedure.
- Corso o appuntamento da identificare.
- Lezione singola oppure variazione della frequenza.
- Giorno, orario e modalità attuali disponibili.
- Alternativa richiesta, con eventuale seconda preferenza.
- Stato ancora da verificare e referente della scuola.
Esempio: cambiano insieme orario e modalità
Esempio illustrativo. Cliente: «Giovedì non riesco a venire, potrei fare online venerdì sera?» La scheda deve mantenere due variazioni distinte: giorno e modalità. Non deve diventare una conferma di una lezione online.
La risposta può indicare: «Raccolgo venerdì sera online come alternativa; la segreteria verificherà se è prevista per il suo percorso». La modalità non è disponibile soltanto perché il cliente la propone.
Chiarire modalità e disponibilità nella richiesta di corso →
Conservare lo stato della lezione precedente
Se il cliente dichiara che non potrà partecipare, questa informazione deve arrivare al team insieme all’alternativa. Non mantenere la presenza come se fosse stata ribadita e non annullare silenziosamente il calendario fuori dal flusso autorizzato.
La conferma effettiva deve chiarire quale appuntamento viene gestito e con quale esito. Se il sistema non può leggere o modificare l’agenda, il passaggio umano rimane il controllo previsto.
Che cosa deve ricevere la segreteria
Prepara un riepilogo con lezione, vincoli e domanda aperta. Un messaggio «da richiamare» senza corso o alternativa obbliga a chiedere nuovamente tutto. Indica anche il recapito e la fascia di contatto preferita, se sono stati raccolti.
Radice organizza le richieste della scuola; calendario, assegnazioni e invii automatici richiedono configurazione verificata. Il flusso non determina livello linguistico né decide quale docente sia compatibile con la variazione.
Radice per richieste alla segreteria delle scuole di lingue →
Domande frequenti e prove del cambio
La richiesta conferma un recupero? No: prepara il controllo della segreteria e l’eventuale conferma.
Può spostare un’intera serie di lezioni? Non va dato per attivo: serve un processo autorizzato e verificato con la scuola.
Prova un corso non identificato, una variazione solo occasionale e un cambio di modalità. Il riepilogo deve mantenere questi casi distinti e non inventare una disponibilità.
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